Verbot von ausländischer ERP-Software und die Notwendigkeit der Umstellung auf lokale russische Software in 2024

Aufgrund des gleichzeitigen Inkrafttretens mehrerer neuer Beschränkungen seit dem Ende 2023 - Anfang 2024 besteht die Notwendigkeit der Umstellung auf russische Software-Produkte.

Neue Anforderungen bezüglich der Lokalisierung von Buchhaltungsdatenbanken in Russland

Am 1. Januar 2024 trat der föderale Rechnungslegungsstandard FSBU 27/2021 in Kraft, wonach russische Unternehmen zur Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen und -daten sowie zur Lokalisierung der Datenbanken mit solchen Daten auf dem Staatsgebiet Russlands verpflichtet wurden.

Dieses Thema ist besonders für russische Unternehmen relevant, die Teil eines international tätigen Konzerns mit Hauptsitz im Ausland sind. Solche Unternehmen führen ihre Buchhaltung häufig im Rahmen eines einheitlichen Konzernerfassungssystems, das auf Servern im Ausland (z. B. im Land, in dem sich der Hauptsitz der Muttergesellschaft befindet) gehostet wird. Nach dem Inkrafttreten des neuen Rechnungslegungsstandards müssen sie nun eine Entscheidung darüber treffen, wie sie die Anforderung zur Lokalisierung der Buchhaltungsdatenbanken in Russland erfüllen.

Dabei ist anzumerken, dass die russische Gesetzgebung das Hosting von Datenbanken im Ausland grundsätzlich nicht verbietet, die Unternehmen dürfen weiterhin ihre Bücher in den konzerninternen Systemen führen und diese Informationen auf Servern in anderen Ländern speichern. Ausgehend von der wörtlichen Auslegung der Anforderungen des neuen Rechnungslegungsstandards müssen Unternehmen jedoch die Datenbanken ebenfalls auf einem Server in Russland speichern.  

12. EU-Sanktionspaket gegen Russland: ausländische Software verboten

Am 18. Dezember 2023 trat das 12. Sanktionspaket der Europäischen Union in Bezug auf Russland in Kraft. Das Verbot umfasst die Bereitstellung an russische Unternehmen von Software für die Unternehmensführung, für Industriedesign und Fertigung. Hierzu gehören sämtliche ERP-, CRM-, EDW- und andere Systeme, deren Verzeichnis in Anhang XXXIX zu der EU-Verordnung Nr. 833/2014 aufgeführt ist. 
Am 20. März dieses Jahres läuft die Übergangsfrist für die Beendigung der bereits geschlossenen Verträge mit russischen Unternehmen aus.

Tochtergesellschaften europäischer Unternehmen in Russland dürfen diese Software etwas länger nutzen, und zwar bis zum 20. Juni 2024. Nach diesem Termin dürfen europäische Unternehmen ihren russischen Tochtergesellschaften das Nutzungsrecht an solcher Software nur noch dann gewähren, wenn eine Genehmigung der nationalen für die Sanktionsüberwachung und Erteilung von jeweiligen Genehmigungen zuständigen Behörde vorliegt. Jedoch gibt es aufgrund der Allgemeinen Genehmigung Nr. 42 von BAFA Ausnahmen für deutsche Unternehmen: sie dürfen weiterhin bis zum 31. März 2025 Unternehmenssoftware an russische Nutzer bereitstellen, die unter Kontrolle von europäischen Unternehmen bzw. von Unternehmen aus Partnerländern, stehen (siehe oben erwähnten EU-Verordnung), vorbehaltlich bestimmter Bedingungen, die in der genannten Allgemeinen Genehmigung Nr. 42 festgelegt sind.

Was müssen russische Unternehmen tun?

Es ist offensichtlich, dass wenn ein EU-Unternehmen nach Ablauf der oben genannten Fristen die erforderliche Genehmigung für die weitere Gewährung von Software an russische Nutzer nicht einholt, es jede Nutzung seiner Software in Russland vom Hintergrund einer drohenden strafrechtlichen Verfolgung wegen Sanktionsverstoßes einstellen muss. Daher müssen Unternehmen schon jetzt die Umstellung auf russische Software in Betracht ziehen.

SCHNEIDER GROUP unterstützt Sie bei der Umstellung von ausländischen ERP-Systemen auf 1C-Produkte (1C:ERP, 1C:Komplexautomatisierung, 1C:Buchhaltung) einschließlich Betreuung nach dem Projektabschluss sowie Benutzersupport und gewährleistet, dass Ihr Buchhaltungssystem gleichzeitig der lokalen russischen Gesetzgebung und den internationalen Unternehmensstandards entspricht. Unsere Spezialisten aus den IT- und Finanzabteilungen haben in den letzten Jahren viele Projekte im Zusammenhang mit dem Wechsel zu russischer Software und deren weiteren kundenspezifischen Anpassungen an die Bedürfnisse konkreter Unternehmen aus unterschiedlichen Wirtschaftsbereichen betreut.

Kommentar von Elena Vorobyeva, Direktor ERP & Financial Management, bei SCHNEIDER GROUP Sankt Petersburg, zu den Erfahrungen mit der Umstellung auf 1C:
„Angesichts der kurzen Fristen für das Inkrafttreten der neuen Sanktionseinschränkungen haben Unternehmen, die von ausländischen ERP-Systemen auf 1C umstellen wollen, nur einen sehr knappen Zeitraum zur Verfügung. Damit die wichtigsten Geschäftsprozesse nicht zum Stillstand kommen, muss die Implementierung so schnell wie möglich erfolgen. Aus unserer Erfahrung mit der Datenübertragung von SAP auf 1C ist es immer empfehlenswert, mit der Umstellung so früh wie möglich, und zwar am Anfang des Kalenderjahres, anzufangen, um eine parallele Buchführung in zwei Erfassungssystemen zu vermeiden. Dies ermöglicht nicht nur Doppelarbeit des Buchhaltungsteams auszuschließen, sondern auch, was wichtig ist, die Kosten zu sparen.“

Die Experten der SCHNEIDER GROUP würden sich freuen, Sie bei der Umstellung auf 1C umfassend zu unterstützen und beantworten gerne Ihre Fragen.