Neue Meldeformulare für ausländische Arbeitnehmer

Ab dem 1. September 2026 müssen Arbeitgeber neue Meldeformulare für ausländische Arbeitnehmer einreichen.

Mit dem Erlass Nr. 290 des russischen Innenministeriums vom 12.05.2026 wurden neue Meldeformulare genehmigt, deren Verwendung ab dem 1. September 2026 verpflichtend ist.

Die Änderungen werden nahezu alle Arbeitgeber betreffen, die ausländische Arbeitskräfte einstellen, einschließlich Unternehmen, die hochqualifizierte Fachkräfte (HQS) beschäftigen.

Welche Formulare werden geändert

Ab dem 1. September 2026 werden folgende aktualisierte Formulare verwendet:

• Antrag eines ausländischen Staatsbürgers (Staatenlosen) auf Einstellung als HQS;
• Meldung über die Beschäftigung eines ausländischen Staatsbürgers durch den Personaldienstleister;
• Mitteilung des Arbeitgebers über die Erfüllung seiner Verpflichtung zur Lohnzahlung an HQS;
• Meldung über den Abschluss eines Arbeitsvertrags bzw. eines zivilrechtlichen Vertrags mit einem ausländischen Staatsbürger;
• Meldung über die Beendigung (Kündigung) eines Arbeitsvertrags bzw. eines zivilrechtlichen Vertrags mit einem ausländischen Staatsbürger.

Wichtig für Arbeitgeber

1. Eine gesonderte Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten wird obligatorisch.

Die bedeutendste Änderung betrifft die gesetzlichen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten.

Ab dem 1. September 2026 ist den Meldungen über:

• den Abschluss eines Arbeitsvertrags;
• die Beendigung eines Arbeitsvertrags;
• die Lohnzahlungen an HQS

die gesonderte Einwilligung des ausländischen Staatsbürgers zur Verarbeitung personenbezogener Daten beizulegen.

Bisher war die Einwilligung im Meldungstext enthalten. Das reicht nun nicht mehr aus.

Die Änderung steht im Zusammenhang mit den Bestimmungen des Föderalen Gesetzes Nr. 156-FZ vom 24.06.2025, das in Kraft getreten ist. Gemäß diesem Gesetz muss die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten als separates Dokument erstellt werden und darf nicht in andere Dokumente integriert werden.

2. In der Meldung über die Einstellung ist die Vertragsdauer anzugeben

In der Meldung über den Abschluss eines Arbeitsvertrags bzw. eines zivilrechtlichen Vertrags müssen Arbeitgeber die Vertragslaufzeit angeben.

3. Angaben in den Meldungen über HQS werden geändert

In der Meldung über die Erfüllung der Verpflichtung zur Lohnzahlung an HQS ist die Steuer-ID-Nummer des ausländischen Arbeitnehmers anzugeben.

Gleichzeitig sind folgende Angaben vom Formular ausgenommen:

• Angaben zum Beruf (Stelle);
• Angaben zum Gültigkeitsgebiet der HQS-Arbeitserlaubnis.

Was könnte man bereits tun

Wir empfehlen den Arbeitgebern vorläufig:

• aktuelle Meldeformulare zu überprüfen;
• gesonderte Einwilligungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten von ausländischen Arbeitnehmern vorzubereiten;
• unternehmensinterne Anmeldungsregeln für ausländische Arbeitnehmer zu aktualisieren;
• HR-Prozesse und Anweisungen für die für die Migrationsbetreuung zuständigen Mitarbeiter anzupassen;
• Dokumentenfluss im Migrationsbereich zu überprüfen, um Fehler nach dem 1. September 2026 zu vermeiden.