Neuer Standard für den Dokumentenverkehr – ein weiterer Schritt in Richtung Lokalisierung?

Ab 01.01.2022 tritt ein neuer föderaler Standard der Buchführung in Kraft, FSBU 27/2021 „Dokumente und Dokumentenverkehr in der Buchführung“. Bisher gab es keine separate Rechtsvorschrift zur Regulierung des Dokumentenverkehrs. Die Anforderungen dafür waren in einer Reihe anderer Gesetze enthalten.

In vielen Fragen führt die Rechtsvorschrift keine globalen Änderungen ein. Wir möchten Sie jedoch auf einen wichtigen Punkt aufmerksam machen, die die Vorgehensweise in der Buchführung und die Prozesse im Unternehmen ernsthaft beeinflussen kann.

Wesentliche Änderungen

Es ist eine grundlegend neue Anforderung erschienen, dass die Buchhaltungsdokumente sowie die Software, in der die Buchführung erfolgt, auf dem Territorium der Russischen Föderation lokalisiert werden müssen. Bitte beachten Sie, dass diese Anforderung 2024 in Kraft tritt, zwei Jahre später als die anderen Anforderungen des Standards. 

Bei der Genehmigung wurde der Text des Dokuments mehrmals geändert und die Begriffe „Sammlung und Verarbeitung … von Buchhaltungsdokumenten“ wurden aus der ursprünglichen Fassung gestrichen. Daher ist es davon auszugehen, dass die Pläne des Gesetzgebers, den gesamten Zyklus des Dokumentenverkehrs auf das Territorium der Russischen Föderation zu verlagern, sich geändert haben und jetzt nur noch die Bedingung der Speicherung von Buchhaltungsdaten und -dokumenten erfüllt werden soll.

Das Dokument enthält auch keine Regelung darüber, dass die Sammlung und die Eingabe von Informationen ursprünglich auf dem Territorium der Russischen Föderation erfolgen sollen. Dies vermittelt ein Verständnis dafür, wie Unternehmen mit den im Ausland befindlichen Buchhaltungssystemen ihre Abläufe ändern sollten, um die russischen Gesetze einzuhalten.

Nachfolgend sind weitere Neuerungen dieses Dokuments aufgeführt, die bei der Arbeit berücksichtigt werden sollen:

• Elektronische Dokumente können mit elektronischen Signaturen jeglicher Art signiert werden, sofern der Gesetzgeber keine zusätzlichen Anforderungen festlegt (z.B. für die Unterzeichnung von MwSt.-Rechnungen gibt es besondere Regeln).
• Es wurde festgelegt, dass bei Papierdokumenten Korrekturen zulässig sind, während bei der Korrektur eines elektronischen Dokuments ein neues Dokument zu erstellen ist.
• Zusätzlich zu den Primärdokumenten wurde eine neue Dokumentengruppe eingeführt – die Buchungsnachweise. Dies ist der Name jedes Dokuments, das Informationen über einen Geschäftsvorfall enthält. Beispiele: Vertrag mit einer Gegenpartei, Beschluss des Gerichts oder der Steuerbehörde. Aufgrund von diesen Belegen können Informationen in die Buchhaltungssysteme eingegeben werden, wenn da Angaben zu den Primärdokumenten erforderlich sind.

Wer ist von den Änderungen betroffen

Der neue Standard gilt für juristische Personen, die zur Buchführung verpflichtet sind. Dies betrifft die Unternehmen, die nach dem Recht der Russischen Föderation gegründet wurden, sowie Niederlassungen und Repräsentanzen ausländischer Gesellschaften, die beschlossen haben, ihre Buchhaltung nach russischen Standards zu führen.

Wie wichtig sind die Änderungen für das Geschäft

Viele Unternehmen, die ihre Buchhaltung in Systemen wie SAP, Oracle und anderen führen, können die Anforderungen an die Datenspeicherung eventuell nicht erfüllen, ohne die Informationsinfrastruktur umzubauen und Datenbanken in Russland zu lokalisieren.

Die Anforderung, Buchhaltungsdaten auf dem Territorium Russlands zu platzieren, gibt einen zusätzlichen Grund dafür, die Lokalisierung der Buchhaltung mit den Softwareprodukten wie 1C, SAP, Microsoft und anderen Lösungen zu erwägen, die den lokalen Regeln entsprechen. Dadurch können nicht nur die neuen Regeln erfüllt werden, sondern auch grundsätzliche Probleme gelöst werden, mit denen die Finanzabteilung bei der Arbeit in ausländischen Systemen konfrontiert ist.

Mit einer solchen Lösung können Sie beispielsweise über die häufige Aktualisierung obligatorischer Berichtsformate vergessen und die Buchhaltung so detailliert ausgestalten, wie es für die korrekte Erstellung der Steuerberichte erforderlich ist. Diese Lösungen können vollständig in globale Systeme integriert werden, um die Transparenz und die Einhaltung internationaler und lokaler Geschäftsregeln zu gewährleisten.

Integrationslösungen erfordern in der Regel eine gute Planung und die Zeit für die Implementierung, daher ist es sehr wichtig, das Thema gründlich zu überlegen und die Risiken abzuschätzen, die durch den Einsatz einer solchen Lösung vermieden werden können.

Folgen der Nichteinhaltung der neuen Regelungen

Derzeit gibt es keine Kommentare zu Geldbußen wegen der Verstöße gegen die Regelung über die Aufbewahrung von Dokumenten auf dem Territorium Russlands, es gibt jedoch zwei wahrscheinlichste Gründe für die Belegung mit Geldstrafen:

• Grobe Verletzung der Buchführungsvorschriften. In diesem Fall werden den zuständigen Mitarbeitern Geldstrafen in Höhe von 5 bis 10 Tausend Rubel auferlegt. Dies sind in der Regel der Hauptbuchhalter als Verantwortlicher für die Buchhaltung oder der Generaldirektor.
• Nichteinhaltung der Regeln für die Aufbewahrung von Dokumenten seitens des Unternehmens. Dieser Verstoß hat die Geldstrafe für zuständige Mitarbeiter in Höhe von 2,5 bis 5 Tausend Rubel, für juristische Personen von 200 bis 300 Tausend Rubel zur Folge.