Repräsentanzen und Filialen ausländischer Gesellschaften in Russland (December 2021)

2. Akkreditierungsverfahren

Die Akkreditierungsbehörde für Repräsentanzen und Filialen in Russland ist der Föderale Steuerdienst der Russischen Föderation, vertreten durch die Bezirksübergreifende Steuerbehörde Nr. 47 für die Stadt Moskau. Diese Steuerbehörde ist befugt, die Akkreditierung sämtlicher Repräsentanzen / Filialen ausländischer Unternehmen unabhängig von der Region ihrer Tätigkeit durchzuführen.

Der Akkreditierungsantrag ist innerhalb von 12 Monaten nach der Beschlussfassung über die Eröffnung einer Repräsentanz / Filiale durch die ausländische Gesellschaft bei der Akkreditierungsbehörde zu stellen.

Der Akkreditierungsantrag muss u.a. die durch die Industrie- und Handelskammer der Russischen Föderation (nachfolgend IHK RF) beglaubigte Angaben zu der Anzahl ausländischer Staatsbürger, die bei der Repräsentanz / Filiale tätig sein werden, enthalten. Diese IHK RF-Bestätigung ist auch dann erforderlich, wenn keine ausländischen Staatsbürger bei der Repräsentanz / Filiale eingestellt werden.

Die IHK RF berechnet für die Beglaubigung der Angaben zu der Anzahl ausländischer Staatsbürger bei der Repräsentanz / Filiale eine Gebühr i.H. von 18.000 Rubel bei der Antragstellung in elektronischem Format bzw. 21.000 Rubel bei der persönlichen Antragstellung mit Unterlagen in Papierform. Die Änderung der Angaben zur Anzahl ausländischer Mitarbeiter ist ebenfalls zahlungspflichtig, die jeweilige Gebühr beträgt 18.000 Rubel. Die Beglaubigung der Angaben erfolgt innerhalb von maximal fünf Werktagen.

Nach der Einholung des jeweiligen Vermerks über die Beglaubigung der Angaben zu der Anzahl ausländischer Staatsbürger darf der Akkreditierungsantrag einer Repräsentanz / Filiale bei der Akkreditierungsbehörde eingereicht werden.

Dem Akkreditierungsantrag sind die folgenden Unterlagen beizufügen:

• Handelsregisterauszug der ausländischen Gesellschaft oder ein ähnliches Dokument, das ihre Eintragung in ihrem Domizilland bestätigt;
• Bestätigung der Eintragung der ausländischen Gesellschaft als Steuerpflichtige in ihrem Domizilland;
• Satzung der ausländischen Gesellschaft (oder ein anderes Gründungsdokument, wenn anwendbar);
• Beschluss der ausländischen Gesellschaft über die Eröffnung einer Repräsentanz / Filiale in Russland;
• Grundsätze der Repräsentanz / Filiale;
• Vollmacht über die Ausstattung des Repräsentanz- bzw. Filialleiters in Russland mit erforderlichen Befugnissen;
• Zahlungsbeleg über die Entrichtung der staatlichen Gebühr für die Akkreditierung der Repräsentanz / Filiale.

Sämtliche im Ausland ausgestellten Unterlagen müssen legalisiert bzw. mit Apostille versehen werden sowie eine notariell beglaubigte Übersetzung ins Russische haben.

Die staatliche Akkreditierungsgebühr für die Repräsentanz / Filiale einer ausländischen juristischen Person beläuft sich auf 120.000 Rubel. 

Die Akkreditierung (Eintragung ins Register) erfolgt innerhalb von 15 Werktagen, anschließend werden die Akkreditierungsbelege dem Antragsteller innerhalb von 5 Werktagen nach der Eintragung der Angaben zur Repräsentanz / Filiale ins Register ausgehändigt (übersandt). Somit beträgt die gesamte Akkreditierungsfrist bis zu 20 Werktage. Die Akkreditierung kann durch die Steuerbehörde vorläufig eingestellt werden (für eine Frist bis zu 15 Werktage), wenn die ausländische juristische Person die erforderlichen Unterlagen nicht vorgelegt hat bzw. die vorgelegten Unterlagen den gestellten Anforderungen nicht entsprechen.  

Die Akkreditierung der Repräsentanzen/Filialen erfolgt ohne Einschränkung ihrer Laufzeit. Im Falle der Änderung der Angaben zur Repräsentanz / Filiale, müssen die entsprechenden Änderungen in das Register auf Antrag des Filial- bzw. Repräsentanzleiters eingetragen werden. Der Antrag ist bei der Akkreditierungsbehörde innerhalb von 15 Kalendertagen nach dem Zeitpunkt der Änderung der Angaben zu stellen. Die Änderungen in das Register werden durch die Akkreditierungsbehörde innerhalb von 10 Werktagen nach dem Eingang des Antrags eingetragen.

Die Akkreditierung der Repräsentanz / Filiale kann auf Grundlage des Beschlusses der ausländischen Gesellschaft, die die jeweilige Niederlassung eröffnet hat, erlöschen. Darüber hinaus kann die Akkreditierung auf Beschluss der Akkreditierungsbehörde in folgenden Fällen entzogen werden:

• Die Repräsentanz / Filiale legt die durch die Steuer- und Abgabengesetzgebung der Russischen Föderation vorgesehenen Berichtsunterlagen innerhalb der letzten zwölf Monate nicht vor; die Repräsentanz / Filiale kann unter der im Register angegebenen Adresse nicht erreicht werden; die Repräsentanz / Filiale hat keine Transaktionen zumindest über eines der Bannkonten innerhalb der angegebenen Zeitperiode abgewickelt;
• Der Gerichtsbeschluss ist in Kraft getreten, wonach die Tätigkeit der Repräsentanz / Filiale der ausländischen juristischen Person der Verfassung der Russischen Föderation, internationalen Verträgen der Russischen Föderation, der Gesetzgebung der Russischen Föderation widerspricht sowie die Souveränität, politische Integrität, territoriale Unverletzlichkeit und nationale Interessen der Russischen Föderation gefährdet.

3. Anmeldung bei zuständigen Behörden

Gemäß dem durch das Steuergesetzbuch der Russischen Föderation festgelegten Verfahren erfolgt die steuerliche Anmeldung ausländischer juristischer Personen sowie die Erteilung entsprechender Benachrichtigung durch die Steuerbehörde am Sitz der Repräsentanz / Filiale innerhalb von fünf Werktagen nach der Eintragung der Angaben zur Akkreditierung der Repräsentanz oder Filiale ins Register.

Die Repräsentanz / Filiale muss weiterhin beim Föderalen Statistikamt und bei außerbudgetären Fonds (Rentenfonds und Sozialversicherungsfonds) angemeldet werden. Gemäß dem Föderalen Gesetz „Über ausländische Investitionen in der Russischen Föderation“ übermittelt die Akkreditierungsbehörde hierfür die für die Anmeldung der Repräsentanz / Filiale erforderlichen Angaben in elektronischer Form innerhalb von drei Werktagen nach der erfolgten Akkreditierungseintragung ins Register an die zuständigen außerbudgetären Fonds (Rentenfonds und Sozialversicherungsfonds). Unterdessen funktioniert das Zusammenwirken zwischen der Registrierungsbehörde und den außerbudgetären Fonds in diversen Regionen der Russischen Föderation nicht überall einwandfrei, was u.U. die Vornahme von selbständigen Handlungen durch die Repräsentanz / Filiale an ihrem Sitz (selbständige Antragstellung bei außerbudgetären Fonds zwecks Anmeldung) notwendig macht.

4. Laufende Geschäfte 

a) Geschäftsleitung

Die Geschäftsleitung der Repräsentanz / Filiale übt der Repräsentanz- bzw. Filialleiter aus, welcher auf der Grundlage einer durch die ausländische Gesellschaft ausgestellten Vollmacht handelt. Die Laufzeit einer solchen Vollmacht wird gesetzlich nicht eingeschränkt und ist durch den Vollmachtgeber zu bestimmen. 

Man muss berücksichtigen, dass die Befugnisse des Repräsentanz- bzw. Filialleiters unbedingt mit einer Vollmacht bezeugt werden müssen und sich nicht lediglich auf Bestimmungen der Grundsätze der Repräsentanz bzw. der Filiale oder der Gründungsdokumente der ausländischen Gesellschaft enthaltenen Anweisungen stützen können.

Der Repräsentanz- bzw. Filialleiter ist berechtigt, Untervollmachten in Bezug auf alle oder einen Teil seiner Befugnisse an eine andere Person zu erteilen, wenn diese Möglichkeit durch seine Vollmacht vorgesehen ist.

b) Grundlegende Unterlagen 

Die Verhältnisse zwischen der Repräsentanz / Filiale und der ausländischen Gesellschaft, die sie gegründet hat, beruhen auf folgenden Dokumenten:

• Gründungsunterlagen der ausländischen juristischen Person;

• Vollmacht, erteilt an den Repräsentanz- bzw. Filialleiter in Übereinstimmung mit in vorstehender Ziffer aufgeführten Anforderungen;

• Grundsätze der Repräsentanz / Filiale, welche insbesondere die folgenden Informationen enthalten sollen:

            -Bezeichnung der ausländischen Gesellschaft und der Repräsentanz / Filiale sowie                                gesellschaftsrechtliche Form der ausländischen Gesellschaft;
            -Sitz der Repräsentanz / Filiale in Russland sowie Sitz der diese gegründeten ausländischen                -Gesellschaft im Land, wo sie eingetragen wurde;
            -Gründungsziel und Tätigkeitsarten der Repräsentanz / Filiale;
            -Leitung der Repräsentanz / Filiale (Befugnisse des Repräsentanz- bzw. Filialleiters).

c) Einsatz ausländischer Mitarbeiter

Die allgemeinen Regeln der Erwerbstätigkeit von ausländischen Staatsbürgern in Russland werden mit dem Föderalen Gesetz "Über die Rechtslage ausländischer Staatsbürger in der Russischen Föderation" Nr. 115-FG vom 25.07.2002 festgelegt, wonach der Arbeitgeber ausländische Arbeitnehmer einstellen darf, wenn ihm eine Erlaubnis für die Einstellung ausländischer Staatsbürger vorliegt. Die Erwerbstätigkeit in der Russischen Föderation wird dem ausländischen Staatsbürger auch erst dann gestattet, wenn er eine Arbeitserlaubnis besitzt.  

Art. 13 des genannten Gesetzes sieht eine Ausnahme für die Tätigkeit der Mitarbeiter in der Russischen Föderation akkreditierter Repräsentanzen ausländischer juristischer Personen aufgrund des Gegenseitigkeitsprinzips gemäß internationalen Abkommen der Russischen Föderation vor: die Mitarbeiter dieser Repräsentanzen sind im Rahmen der Personenanzahl, welche bei der Akkreditierung genannter Repräsentanzen abgestimmt wurde, nicht verpflichtet, Arbeitserlaubnisse zu besorgen. Man muss dabei jedoch anmerken, dass es zum Zeitpunkt der Verfassung dieses Leitfadens so gut wie keine Abkommen gibt, die dieses Gegenseitigkeitsprinzip festlegen, unter anderem keine Abkommen mit Deutschland und Österreich. Deswegen ist die Einholung der Arbeitserlaubnis für die Erwerbstätigkeit in Russland für ausländische Arbeitnehmer akkreditierter Repräsentanzen grundsätzlich erforderlich.

Die Arbeitserlaubnis kann auf zwei Weisen beantragt werden – als reguläre Arbeitserlaubnis oder als Arbeitserlaubnis für hochqualifizierte Spezialisten (nachfolgend HQS). Der grundlegende Unterschied besteht in Folgendem:

• die Arbeitserlaubnis für HQS wird für eine Frist bis zu drei Jahre ausgestellt, wobei die reguläre Arbeitserlaubnis – lediglich für maximal ein Jahr;
• zur Ausstellung der Arbeitserlaubnis für HQS benötigt der Arbeitgeber nicht, die Erlaubnis für die Einstellung ausländischer Staatsbürger einzuholen und die freie Stelle vorerst unter russischen Bewerbern auszuschreiben, was bei der Beantragung der regulären Arbeitserlaubnis ein obligatorischer Schritt ist;
• in Bezug auf die HQS besteht keine Quotenanforderung;
• die HQS unterliegen keiner Prüfung ihrer Russisch-, Geschichte- und Rechtsgrundlagenkenntnisse;
• die Anforderungen in Hinblick auf die Gehaltshöhe der HQS sind gesetzlich geregelt – für die meisten HQF darf das Gehalt nicht unter 167.000 Rubel pro Monat liegen;
• das Verfahren der Ausstellung einer Arbeitsgenehmigung für die HQF nimmt 14 Arbeitstage und einer regulären Arbeitsgenehmigung ca. 3-4 Monate in Anspruch.