Buchhaltung in Russland

Was sind die Besonderheiten der Buchhaltung in Russland?

Besonderheiten der russischen Buchhaltung

Mit Buchhaltung in Russland bezeichnet man die ordnungsgemäße Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge eines Unternehmens in Russland. Die Buchhaltung ist in der Regel die Unternehmensabteilung, die die Buchführung übernimmt.

Zu den Besonderheiten der Buchhaltung in Russland gehören:

  • Rechnungen reichen für eine Buchhung nicht aus
  • Interne Richtlinien müssen festgelegt werden
  • Umfangreiche Berichte werden erstellt
  • Internationale Zahlungen unterliegen der Währungskontrolle
  • Berichte werden quartalsweise eingereicht
  • Saldenabgleich ist nicht üblich

Nachfolgend gehen wir auf die einzelnen Bereiche ein und erklären Ihnen genauer, was es damit auf sich hat.

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  • Sie einen optimalen Überblick über die russische Buchhaltung erhalten wollen, 
  • Sie wissen wollen, worin sich die Buchhaltung in Russland von der daheim unterscheidet, 
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  • Sie zwar Ihren russischen Buchhaltern trauen, gerne aber über ein allgemeines Verständnis verfügen wollen.

Diese Trainings können sowohl bei uns im Hause oder auch gerne bei Ihnen im Büro durchgeführt werden. Erfahren Sie mehr zu unseren Trainings zum Thema Buchhaltung in Russland sowie zu anderen Themen. 

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Besonderheiten der Buchhaltung in Russland
Wichtige Punkte der russischen Buchhaltung

Die Buchhaltung in Russland ist stark vom Steuerrecht in Russland geprägt ist. Entscheidend sind in der russischen Rechnungslegungspraxis weniger wirtschaftliche Tatbestände, als formale Anforderungen. Man kann davon ausgehen, dass bei gleichem Geschäftsvolumen in der russischen Rechnungslegung im Vergleich zu den meisten westlichen Ländern etwa die doppelte Anzahl von Buchungen vorzunehmen ist und ein Vielfaches an Dokumenten gesammelt bzw. selbst erstellt werden muss. Dies kann an folgenden Beispielen verdeutlicht werden:

Rechnung nicht ausreichend

Ein Vertrag mit fest vorgesehenen monatlichen Zahlungen oder auch eine Rechnung ist für die Verbuchung als Aufwand nicht ausreichend. Auf Basis dieser Rechnung wird zwar die Zahlung ausgeführt, der Zahlungsabgang von der Bank wird aber zunächst als Vorauszahlung und damit als Forderung gegen den Dienstleister verbucht. Erst wenn der Berater am Monatsende die sogenannte Faktura-Rechnung und den sogenannten Akt vorlegt, der Generaldirektor diesen unterschrieben und abgestempelt hat, kann die Buchhaltung die Beratungskosten vom Vorauszahlungskonto auf das Aufwandskonto umbuchen.

Interne Richtlinien festlegen

Da in der Handhabung des Handels- und des Steuerrechts in gewissem Umfang Wahlrechte existieren, muss jedes Unternehmen seine Buchhaltungs- und Steuerrichtlinien jährlich festlegen und dann auch strikt nach diesen Regeln verfahren. Dieses Dokument ist auf Anfrage bei den Steuerbehörden einzureichen.

Umfangreiche Berichte

Neben den üblichen handelsrechtlichen Abschlüssen, Steuererklärungen und Berichten an die Sozialversicherungsbehörden müssen über dies umfangreiche Berichte bei den Statistikbehörden eingereicht werden. Zum Ende des Quartals ergeben sich mehr als 10 Berichte, die bei Behörden abgegeben werden müssen.

Währungskontrolle

Zahlungen aus dem Ausland und ins Ausland unterliegen der Währungskontrolle. Für alle Zahlungen ab einem Betrag von 50.000 USD (inkl. Umsatzsteuer) müssen vor deren Ausführung der zugrunde liegende Vertrag, die konkrete zugrunde liegende Rechnung und darüber hinaus umfangreiche Formblätter bei der Bank eingereicht werden, um den so genannten Geschäftspass zu eröffnen. Aufgrund der Fülle von z.T. nicht eindeutigen Vorschriften sind die Anforderungen der einzelnen Banken oftmals unterschiedlich.

Quartalsweise einreichen

Die Gewinnsteuererklärung, sowie die meisten anderen Steuererklärungen müssen nicht jährlich, sondern quartalsweise bei den Behörden abgegeben werden.

Saldenabgleich nicht üblich

Ein Abgleich der Erlöse und der Ausgaben, wie er unter westlichen Unternehmen häufig praktiziert wird, ist in Russland nicht üblich, insbesondere unter kleinen und mittelständischen Unternehmen. Es ist zwar gesetzlich erlaubt, Salden auszugleichen, allerdings neigen die Buchhalter dazu, Erlöse und Ausgaben nach Erhalt von primären Dokumenten auszuweisen, weil dies eine obligatorische Voraussetzung für die steuerrechtliche Buchführung ist.

SCHNEIDER GROUP Buchhaltung in Russland: Was muss man wissen

Wichtig zu wissen ist, dass der Generaldirektor eines Unternehmens für die Organisation der Buchführung und ihre Gesetzmäßigkeit verantwortlich ist.

Generell besteht in der russischen buchhalterischen Praxis die Tendenz, den Schwerpunkt auf die Konformität mit dem russischen Steuerkodex zu legen, anstatt den Interessenten anhand der Bilanz und GuV einen Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens zu vermitteln.

Der Elektronische Dokumentenaustausch in Russland
aka B2B EDI

Die Besonderheiten und praktischen Aspekte der Buchhaltung in Russland sind ausländischen Unternehmen, die in Russland geschäftlich aktiv sind, wohlbekannt. Dokumente wie Akt (Übergabeprotokoll), Nakladnaja (Lieferschein) und Schet-Faktura (Rechnungsausstellung) erfordern stundenlanges Drucken, manuelles Abstempeln und Unterzeichnen, Versenden und Abspeichern. All diese Prozesse sind sehr zeitaufwändig. Das Föderalgesetz des Finanzministeriums FZ-402 hat eine regelrechte „Revolution” in der russischen Buchhaltung ausgelöst.

Eine der wichtigsten Lösungen war die Einführung des elektronischen Dokumentenaustauschs (EDI). Buchhaltungsbelege können nun erstellt, signiert, versendet, bestätigt und elektronisch archiviert werden. EDI vereinfacht erheblich den Dokumentenfluss zwischen zwei Unternehmen und spart Arbeitszeit. Dies setzt dem Papierkram ein Ende und erhöht die Transparenz beim Dokumentenaustausch. Auf diese Weise ist es möglich, die Dokumente in elektronischer Form auszutauschen und zu bestätigen.

Buchhaltung in Russland geht auch ohne Papier!

Erstellen

Unterschreiben

Versenden

Bestätigen & Archivieren

Darüber hinaus werden sie von der Finanzbehörde angenommen und als rechtsverbindlich anerkannt. Mit EDI können folgende Dokumente erstellt, versendet und von Steuerämtern bestätigt werden:

  • Rechnungsausstellung (Schet-Faktura)
  • Vertrag
  • Lieferschein (Nakladnaja)
  • Abgleichprotokoll
  • Übergabeprotokoll (Akt)

Zum Elektronischen Dokumentenaustausch ist auch die detaillierte Sonderbroschüre „50% mehr Effizienz in der Buchhaltung in Russland“ erhältlich.

Wie funktioniert das?
SCHNEIDER GROUP bietet B2B EDI

Barzahlungen in Russland

Um eine Kasse zu haben, muss ein Unternehmen die Kassenobergrenze in Abstimmung mit der Bank kalkulieren und genehmigen lassen. Die Kalkulationen basieren auf einem von zwei Formularen (das Unternehmen sollte das für seine Aktivität passendere Formular wählen).

Falls aus irgendeinem Grund das Unternehmen die Kassenobergrenze durch eine Geldabhebung überschreitet (z.B. Gehaltszahlungen) und diesen Defizit nicht innerhalb von 3 Tagen ausgleicht, muss das Unternehmen das ganze Geld an die Bank zurückerstatten.

Des Weiteren muss das Unternehmen für alle Bartransaktionen Gehaltszahlungen, Aufwandskosten an Angestellte etc.) ein besonderes Formular vorbereiten (Kassenbeleg, Zahlungsausgangsbeleg) und ein förmliches Kassenbuch in einem vorgeschriebenen Format führen. Nur bei dem Unternehmen angestellte Personen können belanglos Barvorschüsse erhalten. Kostenaufwände die durch Angestellte entstehen, sollten durch Ausgabenberichte dokumentiert werden (das Format kann von dem Unternehmen bestimmt werden). Wenn ein Unternehmen Bargeld aus Verkaufserlösen erzielt, muss es eine Registrierkasse besitzen.

Dies gilt auch bei Einnahmen durch Kreditkarten. Einnahmen und Ausgaben dürfen nicht verrechnet werden, die Einnahmen müssen bei der Bank einbezahlt werden. Barzahlungen zwischen Firmen oder zwischen einer Firma und einem unabhängigen Unternehmer dürfen 100.000 Rubel nicht übersteigen. Es ist zwingend erfolderlich, mit Mitarbeiter, die mit der Protokasse (Kasse) arbeiten, eine Vereinbarung über materielle Verantwortung abzuschließen. 

SCHNEIDER GROUP Buchhaltung in Russland Barzahlungen

Devisenkontrolle in Russland

SCHNEIDER GROUP Buchhaltung in Russland Devisenkontrolle

Als Devisengeschäft gilt der Zahlungsverkehr zwischen einem Steuerinländer (einer russischen juristischen Person) und einem Steuerausländer (einem ausländischen Unternehmen oder seiner russischen Repräsentanz / Filiale), und zwar sowohl in ausländischer Währung als auch in Rubel.

„Geschäftspass“

Bei jeder Transaktion mit einer nicht-russischen Gesellschaft (d.h. Gesellschaften im Ausland, aber auch Repräsentanzen und Niederlassungen von ausländischen Gesellschaften in Russland), die ein Volumen von 50.000 USD Brutto überschreitet, muss für den Geldein- oder -ausgang ein Geschäftspass eröffnet werden. Dies ist ein umfangreiches Dokument mit Fragebögen. Als Anlage ist jeweils der zugrunde liegende Vertrag und die konkrete Rechnung beizufügen. Die Kontrolle solcher Transaktionen wird durch die Banken, Zollorgane und spezielle staatliche Institutionen (z.B. Rosfinnadzor) durchgeführt. Neben dem „Geschäftspass“ müssen andere Dokumente wie das Zertifikat über Währungsoperationen und das Zertifikat über Dokumentenbestätigung der Bank innerhalb einer bestimmten Frist von entweder 15 Arbeitstagen nach der Transaktion oder 15 Arbeitstagen nach Ende des Monats nachdem die Transaktion stattgefunden hat eingereicht werden. Selbst wenn die Transaktion nicht unter dem „Geschäftspass“ fällt, ist eine Einreichung gemäß dem Zertifikat über Währungsoperationen obligatorisch. Der Kodex der Verwaltungsstraftaten der Russischen Föderation hat die Folgen für Währungslegislationsverletzungen wie folgt definiert:

– Das Nichteinhalten der Auflage oder der Fristen von Berichtserstattung über Währungsoperationen.

– Verspätungen von Einnahmebelegen oder Rückerstattungen von Vorauszahlungen als auch das Versäumnis der Empfangnahm.

Ein Land – Drei Währungen

Offizielles Zahlungsmittel in Russland ist der Rubel. Alle Zahlungen zwischen russischen Gesellschaften, bar oder bargeldlos, dürfen innerhalb Russlands nur in Rubel abgewickelt werden. Verträge innerhalb Russlands dürfen jedoch trotzdem in einer anderen Währung (meistens US-Dollar oder Euro) abgeschlossen werden, wichtig ist jedoch, dass die Zahlung letztendlich in Rubel stattfindet. Durch diese Praxis kommt es regelmäßig zu Währungskursdifferenzen zwischen dem Datum der Verbuchung, der Leistung und dem Zahlungsdatum. Dies hat sofort eine Verdopplung der Buchungssätze zur Folge.