Руководство по эффективной инвентаризации

Уважаемые бизнес-партнеры,

Многие из Вас уже запланировали годовую инвентаризацию, которая, наряду с отличной возможностью пересчитать имущество компании и убедиться в соответствии реестра активов в учетной системе их реальному наличию, также позволяет:

• узнать в каком состоянии находится ключевое производственное оборудование и запасы на складе;
• спланировать профилактический ремонт;
• оценить процессы взаимодействия между подразделениями компании, эффективность и безопасность складских операций.

Инвентаризация может быть полной или выборочной. Процесс проведения инвентаризации зависит от объекта проверки: запасы готовой продукции, полуфабрикаты, сырье, основные средства или наличные денежные средства.

Обязательная инвентаризация проводится при смене материально ответственных сотрудников, перед подготовкой годовой отчетности или ликвидацией организации. Инициативная инвентаризация назначается руководителем организации и служит для повышения уровня контроля над активами компании.

Ниже приведены наши рекомендации, помогающие сделать инвентаризацию более эффективной.

Ключевые аспекты

1. Независимость участников

Важно вовлечение в процесс подсчета, сверки, расследования ошибок и корректировки данных не только сотрудников компании, но и внешних специалистов, не имеющих прямого отношения к инвентаризируемым ценностям.

2. Согласованные даты инвентаризации

Все заинтересованные подразделения должны быть уведомлены о датах остановки движения складских запасов, крайних сроках поступления или отгрузки. Важно пояснить сотрудникам, что даже незначительные движения складских запасов могут серьезно отразиться на корректности результатов инвентаризации или замедлить ее проведение.

3. Назначение ответственных

Важно не только определить сотрудников, ответственных за ценности, но и назначить тех, кто будет отвечать за организацию процесса инвентаризации.

4. Проверка физического состояния складских запасов и основных средств

Инвентаризация – уникальная возможность для сотрудников разных подразделений оценить физическое состояние, порядок хранения запасов и оборудования. При физическом осмотре можно выявить не только изношенное оборудование и отсутствующие инвентарные номера, но и несоответствие процесса приемки товара утвержденным процедурам и требованиям бухгалтерии. В результате такой проверки можно оптимизировать взаимодействие между отделами, привести в соответствие с корпоративными правилами работу отдела закупок, склада и инженерной службы. А проведение профилактического ремонта по итогам инвентаризации может продлить срок эксплуатации оборудования и сэкономить бюджет компании.

5. Утверждение активов на списание

Инвентаризационные расхождения, недостачи должны быть подтверждены сотрудниками отделов бухгалтерии и финансов до окончательного утверждения.

6. Адресная система хранения, штрих-коды и сканеры позволяют ускорить проведение инвентаризации.

7. Оперативный учет и контроль

Оборудование, которое не используется или вышло из строя, необходимо списывать в соответствии с утвержденным процессом одобрения в компании без ожидания ежегодной инвентаризации.

8. Фотографирование

при постановке на учет основных средств помогает экономить время на поиск и идентификацию оборудования в дальнейшем.

Этапы эффективной инвентаризации

До инвентаризации

• Проверить наличие утвержденных политик, процедур и рабочих инструкций по приему и отпуску материалов, списанию, ведению инвентарного учета
• Подготовить приказ и уведомить о проведении инвентаризации все вовлеченные стороны
• Согласовать даты и детали инвентаризации (места проведения, методы, участники; виды активов для подсчета: готовая продукция, складские запасы, наличные денежные средства, основные средства)
• Назначить дату остановки движения инвентаризируемых ценностей (приемка, отгрузка, внутреннее  перемещение)
• Организовать обучение участников инвентаризации
• Ознакомить участников с правилами безопасности (особенно на производственных участках и складах)
• Распределить роли и обязанности между участниками инвентаризации (например, назначить ответственных за подсчет, координаторов, ответственных за консолидацию и инвентаризационные исправления).

Во время подсчета

• Проверить наличие и участие как минимум одного независимого счетчика в подсчете каждого объекта инвентаризации
• Обеспечить отсутствие доступа счетчиков к информации о количестве учитываемых активов
• При необходимости провести дополнительный пересчет при расхождениях между различными подсчетами и учетной системой (во время сверки).

После подсчета

• Оформить ведомости с результатами инвентаризационной проверки
• Проанализировать причины обнаруженных расхождений
• Утвердить бухгалтерские корректировки в соответствии с установленным в компании процессом одобрения
• Внести корректировки в учетную бухгалтерскую систему.

Опираясь на 20-летний опыт работы с компаниями из различных отраслей

SCHNEIDER GROUP может:

• предоставить сотрудников для выполнения функции счетчиков, координации инвентаризации, организации видеотрансляции со складских помещений
• выразить независимое мнение и дать рекомендации на основе наблюдения за процессом инвентаризации
• проанализировать бизнес-процессы, разработать процедуры и инструкции для проведения инвентаризации
• разработать, внедрить и провести обучение процедурам и инструкциям для всего жизненного цикла активов (принятия на учет, контроля во время эксплуатации, списания ценностей компании, расследования причин недостач или расхождений)
• проверить корректность расчета величины резервов на замену, ремонт оборудования и обесценение активов в бухгалтерском учете и отчетности.

Мы будем рады оказать вам поддержку в эффективном отслеживании и управлении активами вашей компании.