Новый стандарт по документообороту – еще один шаг к локализации?

06/10/2021
Новый стандарт по документообороту – еще один шаг к локализации?
С 01.01.2022 г. в силу вступит новый федеральный стандарт бухгалтерского учета - ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Ранее не существовало отдельного нормативного акта для регулирования документооборота. Требования к нему содержались в ряде прочих законодательных документов. 

По многим вопросам акт не вводит глобальных изменений, однако мы хотим обратить ваше внимание на один важный нюанс, который может серьезно повлиять на подход к ведению учета и процессы в компании. 

Суть изменений

Появилось принципиально новое требование о том, что учетные документы, а также программы, в которых ведется бухгалтерский учет, должны быть размещены на территории РФ. Обратите внимание, это требование вступает в силу в 2024 году, на два года позже, чем прочие требования стандарта.

Текст документа при утверждении менялся несколько раз, и из первоначальной редакции были исключены понятия «сбор и обработка... документов бухгалтерского учета». Таким образом, можно предположить, что планы законодателей по переводу полного цикла документооборота на территорию РФ изменились, и теперь требуется обеспечивать только условие хранения данных учета и документов.  

Также в документе отсутствует требование о том, что сбор и внесение информации должны первично осуществляться на территории РФ. Это дает понимание того,  каким образом компаниям с учетными системами, расположенными за рубежом, следует изменить процесс, чтобы соответствовать законодательству РФ.

 Ниже приводим прочие новеллы данного документа, которые следует учесть в работе:
  • Электронные документы можно подписывать электронными подписями любого вида, если законодательством не установлены дополнительные требования (например, есть отдельные требования в части подписания счетов-фактур).
  • Установлено, что при исправлении бумажных документов допустимы корректировки, а при исправлении электронного документа требуется оформить новый документ.
  • Кроме первичных документов появилась новая категория – документы оправдательные. Так называется любой документ, содержащий информацию о факте хозяйственной жизни. Примеры: договор с контрагентом, решение суда или ИФНС. На основании оправдательных документов можно вносить информацию в бухгалтерские системы, если в них есть обязательные реквизиты первичных документов.

Кого касаются изменения

Новый стандарт действует для юридических лиц, обязанных вести бухгалтерский учет. Это касается компаний, созданных в соответствии с законодательством РФ, а также филиалов и представительств иностранных организаций, которые приняли решение вести бухгалтерский учет по российским стандартам.

Какое значение изменения имеют для бизнеса 

Многие компании, ведущие учет в таких системах, как SAP, Oracle и других, потенциально не имеют возможности выполнить требование по хранению данных, не перестраивая информационную инфраструктуру и не локализуя базы данных на территории России. 

Требование в части хранения данных бухгалтерского учета на территории России дает дополнительный повод задуматься о локализации ведения учета с использованием программных продуктов 1С, SAP, Microsoft и других решений, выполняющих локальные требования.  Это позволит не просто соответствовать требованиям нового стандарта, но и решать гораздо более глобальные проблемы, с которыми сталкивается финансовый отдел при работе в зарубежных системах. 

Например, такое решение позволяет забыть о частом обновлении форматов обязательной отчетности, а также позволяет обеспечивать ведение учета в необходимой детализации, которая требуется для корректного формирования налоговой отчетности. Такие решения могут быть полностью интегрированы с глобальными системами для обеспечения прозрачности и соответствия как международным, так и локальным бизнес-требованиям.

Интеграционные решения обычно требуют хорошего планирования и времени на внедрение, поэтому очень важно взвешенно подойти к вопросу и оценить риски, которых можно избежать при использовании такого решения. 

Последствия несоблюдения требований стандарта

 На текущий момент отсутствуют комментарии в части штрафов за нарушения требований по хранению документов на территории России, однако есть два наиболее вероятных основания для привлечения к ответственности:
  • Грубое нарушение правил бухгалтерского учета. В этом случае для должностных лиц предусмотрены штрафы в размере от 5 до 10 тысяч рублей.  Таковыми являются обычно главный бухгалтер, как лицо, ответственное за ведение учета, или генеральный директор.
  • Неисполнение порядка хранения документов со стороны организации. Это нарушение влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 2,5 до 5 тысяч рублей; на юридических лиц - от 200 до 300 тысяч рублей.

Чем может помочь SCHNEIDER GROUP

Эксперты SCHNEIDER GROUP будут рады оказать комплексные услуги по оценке применимости условий локализации для ваших учетных систем, предложить варианты хранения и внесения данных с наименьшими трудозатратами для вас, а также оказать методологическую поддержку в анализе требований законодательства, чтобы ваше решение было оптимальным.

Напишите нам

Идёт отправка...