06.10.2021
Новый стандарт по документообороту – еще один шаг к локализации?
С 01.01.2022 г. в силу вступит новый федеральный стандарт бухгалтерского учета - ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Ранее не существовало отдельного нормативного акта для регулирования документооборота. Требования к нему содержались в ряде прочих законодательных документов.
По многим вопросам акт не вводит глобальных изменений, однако мы хотим обратить ваше внимание на один важный нюанс, который может серьезно повлиять на подход к ведению учета и процессы в компании.
Текст документа при утверждении менялся несколько раз, и из первоначальной редакции были исключены понятия «сбор и обработка... документов бухгалтерского учета». Таким образом, можно предположить, что планы законодателей по переводу полного цикла документооборота на территорию РФ изменились, и теперь требуется обеспечивать только условие хранения данных учета и документов.
Также в документе отсутствует требование о том, что сбор и внесение информации должны первично осуществляться на территории РФ. Это дает понимание того, каким образом компаниям с учетными системами, расположенными за рубежом, следует изменить процесс, чтобы соответствовать законодательству РФ.
Ниже приводим прочие новеллы данного документа, которые следует учесть в работе:
Требование в части хранения данных бухгалтерского учета на территории России дает дополнительный повод задуматься о локализации ведения учета с использованием программных продуктов 1С, SAP, Microsoft и других решений, выполняющих локальные требования. Это позволит не просто соответствовать требованиям нового стандарта, но и решать гораздо более глобальные проблемы, с которыми сталкивается финансовый отдел при работе в зарубежных системах.
Например, такое решение позволяет забыть о частом обновлении форматов обязательной отчетности, а также позволяет обеспечивать ведение учета в необходимой детализации, которая требуется для корректного формирования налоговой отчетности. Такие решения могут быть полностью интегрированы с глобальными системами для обеспечения прозрачности и соответствия как международным, так и локальным бизнес-требованиям.
Интеграционные решения обычно требуют хорошего планирования и времени на внедрение, поэтому очень важно взвешенно подойти к вопросу и оценить риски, которых можно избежать при использовании такого решения.
По многим вопросам акт не вводит глобальных изменений, однако мы хотим обратить ваше внимание на один важный нюанс, который может серьезно повлиять на подход к ведению учета и процессы в компании.
Суть изменений
Появилось принципиально новое требование о том, что учетные документы, а также программы, в которых ведется бухгалтерский учет, должны быть размещены на территории РФ. Обратите внимание, это требование вступает в силу в 2024 году, на два года позже, чем прочие требования стандарта.Текст документа при утверждении менялся несколько раз, и из первоначальной редакции были исключены понятия «сбор и обработка... документов бухгалтерского учета». Таким образом, можно предположить, что планы законодателей по переводу полного цикла документооборота на территорию РФ изменились, и теперь требуется обеспечивать только условие хранения данных учета и документов.
Также в документе отсутствует требование о том, что сбор и внесение информации должны первично осуществляться на территории РФ. Это дает понимание того, каким образом компаниям с учетными системами, расположенными за рубежом, следует изменить процесс, чтобы соответствовать законодательству РФ.
Ниже приводим прочие новеллы данного документа, которые следует учесть в работе:
- Электронные документы можно подписывать электронными подписями любого вида, если законодательством не установлены дополнительные требования (например, есть отдельные требования в части подписания счетов-фактур).
- Установлено, что при исправлении бумажных документов допустимы корректировки, а при исправлении электронного документа требуется оформить новый документ.
- Кроме первичных документов появилась новая категория – документы оправдательные. Так называется любой документ, содержащий информацию о факте хозяйственной жизни. Примеры: договор с контрагентом, решение суда или ИФНС. На основании оправдательных документов можно вносить информацию в бухгалтерские системы, если в них есть обязательные реквизиты первичных документов.
Кого касаются изменения
Новый стандарт действует для юридических лиц, обязанных вести бухгалтерский учет. Это касается компаний, созданных в соответствии с законодательством РФ, а также филиалов и представительств иностранных организаций, которые приняли решение вести бухгалтерский учет по российским стандартам.Какое значение изменения имеют для бизнеса
Многие компании, ведущие учет в таких системах, как SAP, Oracle и других, потенциально не имеют возможности выполнить требование по хранению данных, не перестраивая информационную инфраструктуру и не локализуя базы данных на территории России.Требование в части хранения данных бухгалтерского учета на территории России дает дополнительный повод задуматься о локализации ведения учета с использованием программных продуктов 1С, SAP, Microsoft и других решений, выполняющих локальные требования. Это позволит не просто соответствовать требованиям нового стандарта, но и решать гораздо более глобальные проблемы, с которыми сталкивается финансовый отдел при работе в зарубежных системах.
Например, такое решение позволяет забыть о частом обновлении форматов обязательной отчетности, а также позволяет обеспечивать ведение учета в необходимой детализации, которая требуется для корректного формирования налоговой отчетности. Такие решения могут быть полностью интегрированы с глобальными системами для обеспечения прозрачности и соответствия как международным, так и локальным бизнес-требованиям.
Интеграционные решения обычно требуют хорошего планирования и времени на внедрение, поэтому очень важно взвешенно подойти к вопросу и оценить риски, которых можно избежать при использовании такого решения.
Последствия несоблюдения требований стандарта
На текущий момент отсутствуют комментарии в части штрафов за нарушения требований по хранению документов на территории России, однако есть два наиболее вероятных основания для привлечения к ответственности:- Грубое нарушение правил бухгалтерского учета. В этом случае для должностных лиц предусмотрены штрафы в размере от 5 до 10 тысяч рублей. Таковыми являются обычно главный бухгалтер, как лицо, ответственное за ведение учета, или генеральный директор.
- Неисполнение порядка хранения документов со стороны организации. Это нарушение влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 2,5 до 5 тысяч рублей; на юридических лиц - от 200 до 300 тысяч рублей.