Электронный кадровый документооборот

В зависимости от области деятельности компании трудовым законодательством предусмотрено от 40 до 60 типов кадровых документов. Весь этот документооборот может быть переведен в электронную форму. 
Благодаря актуальным изменениям в законодательстве происходит постепенный отказ от необходимости дублирования кадровых документов в бумажном виде.

Client Login: автоматизация HR-процессов и кадрового делопроизводства

Client Login позволяет полностью отказаться от первичной кадровой документации в бумажном виде. Сотрудники могут загружать, редактировать и согласовывать заявления, авансовые отчеты, путевые листы, а также запрашивать необходимые справки и документы, подписанные электронными цифровыми подписями, онлайн. Единый электронный архив помогает легко подготовиться к любому аудиту, избежать ненужной двойной работы и штрафов за несоответствие.

Client Login может быть развернут внутри корпоративной сети или использоваться в виде SAAS-сервиса по подписке. Решение легко интегрируется с учетной системой компании для автоматического создания соответствующих бухгалтерских документов и проводок и позволяет сэкономить до 70% затрат на кадровое делопроизводство.

Что вы получаете

Юридически значимый кадровый ЭДО
Решение позволяет подписывать кадровые документы с использованием как квалифицированной, так и неквалифицированной электронной подписи – для внутреннего и регламентированного кадрового документооборота.
УДОБСТВО И ПРОЗРАЧНОСТЬ
Документы и результаты процессов согласования сохраняются в едином электронном архиве в полном соответствии с требованиями законодательства.
УСКОРЕНИЕ КАДРОВЫХ И ФИНАНСОВЫХ ПРОЦЕССОВ
Благодаря обмену данными с учетными, CRM и другими информационными системами компании, формирование необходимых документов в учетных системах происходит автоматически – это позволяет избавиться от ручного труда и снизить вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.
БЫСТРЫЙ ЗАПУСК БЕЗБУМАЖНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Решение включает шаблоны базовых бизнес-процессов, которые можно использовать как есть или гибко адаптировать под свой бизнес – без привлечения технических специалистов.  
БЕЗОПАСНОСТЬ
В учетной записи компании создаются личные кабинеты для каждого сотрудника с иерархической системой доступа. Это позволяет обеспечить доступ каждого сотрудника исключительно к необходимой ему для работы информации и возможностям решения.
ДОСТУПНОСТЬ
Доступ к личному кабинету сотрудника возможен как со стационарного компьютера или ноутбука, так и с мобильных устройств. Мобильное приложение Client Login для iOS и Android делает работу с электронными кадровыми документами удобной и доступной вне офиса.

Полезная информация

Client Login. Экономьте до 70% затрат на кадровое делопроизводство
Client Login. Экономьте до 70% затрат на кадровое делопроизводство
Кадровое ЭДО с Client Login. Опыт компании Formel D Russland
Client Login. Экономьте до 70% затрат на кадровое делопроизводство
Загрузить презентацию PDF 1525Кб
Client Login. Экономьте до 70% затрат на кадровое делопроизводство
Загрузить PDF 276Кб
При использовании ЭДО по документам, связанным с работой, можно полностью отказаться от дублирования на бумаге, если:
  • Вы работаете с дистанционными сотрудниками и в трудовом договоре с дистанционным работником установлено использование электронной формы документов. Это регулируется Трудовым кодексом РФ. C 2021 года использование усиленных квалифицированных электронных подписей для дистанционных сотрудников не является обязательным, допускается использование неквалифицированных подписей для значимых документов, связанных с работой. Для прочих документов, связанных с работой, допустим обмен с подтверждением факта получения документа.
  • Вы участвуете в эксперименте Минтруда согласно Федеральному закону № 122-ФЗ от 24.04.2020 г., ваши сотрудники выразили согласие на участие, и у вас имеется пакет локальных нормативных актов, регулирующих использование электронных подписей и обмен электронными документами.
  • Ваши сотрудники подписывают документы усиленными квалифицированными электронными подписями.
В остальных случаях использование документов, связанных с работой, в электронной форме напрямую не разрешено ТК РФ, необходимо дублировать их также на бумаге.

По документам, напрямую не связанным с трудом – авансовые отчеты, путевые листы, юридическая сила электронных документов сохраняется, но при предоставлении по запросу проверяющим органам потребуется распечатка документов.
Решение используется для подписания и согласования документов в следующих областях:
  • Расчеты с сотрудниками
  • Изменения по сотрудникам
  • Командировки
  • Отпуска
  • Оценка сотрудника
  • Премирование
  • Увольнение сотрудника
  • Учет рабочего времени
  • Путевые листы
  • Авансовые отчеты
  • Ознакомление сотрудника (сотрудников) с документами компании (под роспись)
Отметка времени и даты проставляется при подписании документа ЭЦП. Данные берутся с сервера и не подлежат изменению.
Да, такой сотрудник может согласовывать документы, просматривать документы в рамках своего уровня доступа. Тем не менее, он не может представлять интересы компании, подписывая документы своей электронной подписью со стороны работодателя.
Срок хранения электронных документов аналогичен сроку хранения документов на бумажном носителе и регулируется законодательством об архивном деле, а также законодательством о бухгалтерском учете.
Порядок передачи следует утвердить в локальном нормативном акте (наши шаблоны это регулируют). Возможно выгрузить документы в электронном виде на носитель, предоставленный сотрудником, за исключением документов, передача которых предусмотрена на бумаге напрямую (например, приказ о расторжении трудового договора). Также допускается распечатка документов и передача их на бумажном носителе в виде заверенных копий.
Работодателю необходимо использовать квалифицированную электронную подпись в соответствии с требованиями трудового законодательства. Такая подпись обычно уже есть в компании – она используется для обмена документами с госорганами.

Работник может использовать любую из 2-х видов подписей:
  • усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП). Такую подпись сотрудник мог получать для сдачи деклараций в ФНС или для совершения действий на Госуслугах, а также дистанционный работник.
КЭП может быль использована в 2-х вариантах:
  1. Обычная. Эта КЭП могла быть выпущена ранее любым УЦ. Она может быть сохранена на внешнем носителе (токене) или на компьютере пользователя. При подписании документов такой подписью потребуется выгрузить документ из системы Client Login, подписать его на компьютере и загрузить обратно.
  2. Облачная. Ее выпускает партнер SCHNEIDER GROUP – IDX, стоимость выпуска 1000 руб. Ее единственное отличие от обычной КЭП то, что она размещается в облачном хранилище и всегда доступна пользователю. Ей можно подписывать документы из любой точки доступа, находясь в самой системе Client Login. Безопасность обеспечивает защищенная среда, где размещаются КЭП, а также двухфакторная идентификация. При подписании документа в системе сигнал отправляется в управляющий центр, где хранится подпись. Пользователю приходит сообщение о попытке подписать документы с кодом подтверждения. Таким образом, никто не может воспользоваться и подписать данные.
  • усиленную неквалифицированную электронную подпись (НЭП) – выпускается SCHNEIDER GROUP. Применяется только для сотрудников, участвующих в эксперименте Минтруда.
Обратите внимание, если сотрудник переводится на временную дистанционную работу, то формально потребуется использование КЭП до конца 2020 года.
При использовании ЭДО по документам, связанным с работой, можно полностью отказаться от дублирования на бумаге, если:
  • Вы работаете с дистанционными сотрудниками и в трудовом договоре с дистанционным работником установлено использование электронной формы документов. Это регулируется Трудовым кодексом РФ. C 2021 года использование усиленных квалифицированных электронных подписей для дистанционных сотрудников не является обязательным, допускается использование неквалифицированных подписей для значимых документов, связанных с работой. Для прочих документов, связанных с работой, допустим обмен с подтверждением факта получения документа.
  • Вы участвуете в эксперименте Минтруда согласно Федеральному закону № 122-ФЗ от 24.04.2020 г., ваши, сотрудники выразили согласие на участие и у вас имеется пакет локальных нормативных актов, регулирующих использование электронных подписей и обмен электронными документами.
  • Ваши сотрудники подписывают документы усиленными квалифицированными электронными подписям.
В остальных случаях использование документов, связанных с работой, в электронной форме напрямую не разрешено ТК РФ, необходимо дублировать их также на бумаге.
По документам, напрямую не связанным с трудом – авансовые отчеты, путевые листы, юридическая сила электронных документов сохраняется, но при предоставлении по запросу проверяющим органам потребуется распечатка документов.
На текущий момент есть интеграция с 1С:ЗУП 3.1., 1С:ЗУП 2.5, 1С:КА и 1С:ERP, система может обмениваться данными с другими системами.
SCHNEIDER GROUP предлагает выпускать неквалифицированные электронные подписи для сотрудников компаний, принимающих участие в эксперименте. Для удаленной верификации физического лица используется сервис нашего партнера IDX. Выпуск подписи осуществляется бесплатно.
Для выпуска КЭП мы предлагаем сервис УЦ IDX, который позволяет хранить с учетом всех требований регулирующих органов ключ на защищенном сервере УЦ. Это позволяет использовать подпись с любого устройства с дополнительной защитой. В этом случае стоимость выпуска подписи составляет 1000 рублей (до НДС).
Вы также можете воспользоваться услугами любого аккредитованного УЦ, выпустить квалифицированную подпись по тарифам УЦ.
Данные по уволенным сотрудникам хранятся в соответствии с установленными законом сроками хранения (см. п. 6 раздела «Общие вопросы») и не подлежат удалению. Если работник отправляет просьбу об удалении персональных данных, то удаляются данные за исключением тех, которые относятся к расчету заработной платы, налогов и страховых взносов.
Количество аккаунтов Стоимость в месяц, руб. (без учета НДС) Стоимость каждого дополнительного аккаунта в месяц, руб. (без учета НДС)
1-20 8 000 400
21-50 12 500 250
51-100 20 000 200
101-250 43 750 175
251-500 75 000 150
501-1 000 120 000 120
1 001-2 500 250 000 100
2 501-5 000 375 000 75
5 001-10 000 600 000 60
10 001-15 000 750 000 50
15 001-20 000 840 000 42
20 001-50 000 1 500 000 30

Почему SCHNEIDER GROUP

КОМПЛЕКС УСЛУГ
Client Login – это не только решение для 100% электронного кадрового делопроизводства, но и группа экспертов, которые помогут разобраться в тонкостях законодательства, расскажут о специфике использования электронных подписей и организуют их выпуск.
ОБУЧЕНИЕ И ПОДДЕРЖКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
Мы обучим ваших сотрудников всем нюансам использования решения и будем на связи для ответов на вопросы пользователей в режиме реального времени: 24/7/365
БЫСТРЫЙ СТАРТ
Мы не только настроим решение и необходимые обмены данными с учетной системой, но и предоставим шаблоны сопроводительных документов и локальных нормативных актов для запуска юридически значимого электронного кадрового документооборота в вашей компании за 3 дня.
Опыт запуска кадрового ЭДО
Мы не только запускаем Client Login для наших клиентов, но и сами работаем с решением. Это помогает нам сделать его более удобным для пользователей. Постоянное отслеживание законодательных изменений и правоприменительной практики позволяет заказчикам переходить на кадровый ЭДО без рисков и затрат.

Мероприятия

ВЕБИНАР
08/06/2021
Единая ИТ-система для управления дистрибьюторской сетью
Узнайте, как создать единую базу клиентов дистрибьюторов, получить доступ к базе государственных тендеров России, управлять ценой, скидками и ретро-бонусами, управлять складскими запасами дистрибьюторов и многое другое, на вебинаре.
Подробнее
Все мероприятия
Как получить доступ к решению?

Являетесь нашим клиентом по бухгалтерскому обслуживанию? Обратитесь к вашему ответственному бухгалтеру в SCHNEIDER GROUP, чтобы получить доступ.
Еще не работаете с нами? Напишите нам– наши специалисты оперативно свяжутся с вами, чтобы вы могли начать экономить на кадровом делопроизводстве прямо сейчас.

Партнеры:
  • IDX
    • Верификация личности перед выпуском ЭЦП осуществляется в партнерстве с российской онлайн-платформой IDX, имеющей все необходимые лицензии ФСБ и ФСТЭК.

  • Sign me 
    • Выпуск усиленных квалифицированных  электронных подписей осуществляется аккредитованным удостоверяющим центром – компанией Sign Мe.
О компании

С 2003 года SCHNEIDER GROUP поддерживает международные компании при выходе на рынки, развитии и трансформации бизнеса в Азербайджане, Армении, Беларуси, Грузии, Казахстане, Кыргызстане, Литве, Молдове, России, Сербии и Узбекистане.

В портфолио SCHNEIDER GROUP полный набор услуг, начиная от анализа рынка и поиска партнеров, до комплексного бухгалтерского сопровождения, юридического и налогового консалтинга, анализа эффективности бизнес-процессов и их оптимизации на основе лучших цифровых решений. Мы берем на себя решение всех непрофильных задач, чтобы наши клиенты могли сфокусироваться на развитии бизнеса.

Свяжитесь с нашими региональными экспертами, чтобы получить подробную информацию об оказании интересующих вас услуг в конкретной стране.

Готовы начать сотрудничество? Напишите нам
loading captcha...
Идёт отправка...