Использование автомобиля в деловых целях. Как уберечь работников от поездок на метро.

13/09/2021
Можно ли компенсировать использование личной машины в служебных целях, если работник — не собственник? Надо ли облагать компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях НДФЛ? Что прописать в ЛНА, регулирующем использование работниками услуги каршеринга?
Использование автомобиля в деловых целях. Как уберечь работников от поездок на метро.
В период распространения коронавируса многие работодатели не хотят, чтобы их сотрудники ездили по рабочим вопросам на общественном транспорте. Однако служебные автомобили есть не у всех компаний. К тому же предоставлять корпоративный транспорт большому количеству сотрудников дорого. В этой связи работникам предлагают передвигаться на своем или арендованном ими автомобиле. Как оформить использование сотрудником личного транспорта или услуги каршеринга для служебных поездок, рассказали в статье.

Использование работником личного транспортного средства

Если у сотрудника есть личный автомобиль, предложите использовать его для служебных целей. В этом случае платите работнику компенсацию за эксплуатацию и амортизацию транспортного средства, а также возмещайте расходы, связанные с рабочими поездками, например затраты на ГСМ (ст. 188 ТК). Порядок, условия и период использования личного автомобиля в служебных целях пропишите в допсоглашении к трудовому договору. Это нужно, если такие же условия не указаны в самом договоре. Пропишите, какое именно транспортное средство будет эксплуатировать работник и какие документы подтверждают право пользования автомобилем. В частности, пропишите:
  • марку автомобиля и его государственный регистрационный номер;
  • VIN-код; 
  • реквизиты ПТС; 
  • реквизиты документа, на основании которого работник вправе использовать автомобиль. 
Учтите, в ст. 188 ТК не установлено, что считать личным имуществом работника. Суды относят к такому имуществу не только то, которое находится в собственности у сотрудника, но также, например, используемое по доверенности (постановление АС Уральского округа от 06.04.2015 № Ф09-10118/14). В допсоглашении к трудовому договору пропишите размер компенсации работнику за использование личного автомобиля в служебных целях. Компания вправе самостоятельно разработать порядок расчета соответствующей выплаты и закрепить его в ЛНА. Например, можете указать, что размер возмещения фиксированный или же зависит от количества поездок в месяц. Обратите внимание, что есть нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных автомобилей и мотоциклов (постановление Правительства от 08.02.2002 № 92, далее — Постановление № 92). Например, для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 тыс. куб. см включительно норма расходов составляет 1200 e в месяц. Если рабочий объем двигателя свыше 2 тыс. куб. см, норма расходов — 1500 e в месяц. Для мотоциклов соответствующая норма — 600 e в месяц. По мнению Минфина, компания вправе учесть в расходах для целей исчисления базы по налогу на прибыль соответствующую компенсацию работнику только в пределах норм, установленных Постановлением № 92. В эти нормы уже включено возмещение затрат, связанных с эксплуатацией автомобиля (письмо Минфина от 07.12.2017 № 03-03-06/1/81558). Нормы, на которые предлагает ориентироваться Минфин, явно не будут соответствовать реальным расходам работника. Однако если будете платить компенсацию в большем размере и снижать на эту сумму налог на прибыль, то велика вероятность, что налоговая оштрафует компанию. Помимо компенсации за сам факт использования личного автомобиля в служебных целях нужно возмещать работнику расходы на его эксплуатацию. Их можете исчислять отдельно, либо включить в размер фиксированной компенсации. В последнем случае укажите в допсоглашении к трудовому договору, что в сумму выплаты работнику за использование личного транспорта уже включены расходы на оплату ГСМ, парковки и иные расходы, связанные с рабочими поездками. Помните, что для целей налогообложения нужны документы, которые подтвердят обоснованность расходов работника. Поэтому закрепите в допсоглашении к трудовому договору обязанность сотрудника заполнять путевые листы, брать чеки при покупке бензина и предоставлять эти документы работодателю.

Из решения суда:
«...отсутствует информация о размере компенсации; документы, подтверждающие фактическое использование личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе использования, а именно путевые листы или информация о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража; ведомость разъездов сотрудника в служебных целях, т. е. маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок. С учетом изложенного суды обоснованно признали завышенной сумму косвенных расходов» (постановление АС Поволжского округа от 28.05.2019 № Ф06-47057/2019).

Компенсацию работнику за использование личного автомобиля в служебных целях облагать страховыми взносами и НДФЛ не нужно (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-  04-06/94977, определение ВС от 31.01.2019 № 309-КГ18-24490). 

Вывод: Если работник будет использовать личный автомобиль для служебных поездок, заключите допсоглашение к трудовому договору. Там укажите порядок, условия и период использования личного транспорта, а также реквизиты документов на автомобиль. Про
пишите размер компенсации работнику за использование личной машины и порядок возмещения расходов, связанных с рабочими поездками. Закрепите обязанность работника оформлять путевые листы, предоставлять работодателю чеки на оплату бензина и прочих расходов. Иначе учесть эти выплаты для целей налогообложения не сможете.

Использование услуги каршеринга

Для служебных поездок работников возможно использовать услугу каршеринга. Под ней понимают предоставление физлицам транспорта в краткосрочную аренду на основе поминутной тарификации. При этом цель поездки не должна быть связана с предпринимательской деятельностью (приложение к приказу Департамента транспорта и развития дорожнотранспортной инфраструктуры г. Москвы от 02.09.2015 № 61-02-283/5). Чтобы работники могли использовать каршеринг для служебных поездок, а компания — компенсировать сотрудникам затраты, примите специальный ЛНА. В нем, в частности, пропишите:
  • должности работников, которые вправе использовать каршеринг за счет компании;
  • период времени и случаи, когда работники вправе пользоваться каршерингом за счет работодателя;
  • наименование каршерингового провайдера, услугами которого обязаны пользоваться работники;
  • затраты, которые компенсирует работодатель, и расходы работников, не подлежащие возмещению; 
  • документы, которые работники должны предоставлять работодателю для компенсации услуги каршеринга. 
Чтобы избежать дополнительных затрат и споров с сотрудниками, укажите в ЛНА, что компания компенсирует только расходы на услугу каршеринга.

Пример: В ЛНА можете закрепить следующую формулировку: «Работникам, которые используют услугу краткосрочной аренды автомобилей на основе поминутной тарификации (каршеринг), работодатель компенсирует только стоимость аренды транспортного средства в пределах лимитов, установленных настоящим Положением. Иные расходы, связанные с использованием услуги каршеринга, в том числе штрафы за нарушение правил дорожного движения, нарушение требований каршеринговой компании, утрату документов, работодатель работнику не возмещает. Если в результате ДТП или иных инцидентов, произошедших по вине работника, он произвел выплаты в пользу третьих лиц, такие расходы возмещению со стороны работодателя не подлежат».

К слову сказать: работодатель вправе заключить с юрлицом договор аренды транспортного средства с экипажем. В этом случае дополнять трудовые договоры не обязательно. Достаточно предусмотреть в ЛНА случаи, когда работники будут использовать арендованный автомобиль. С ЛНА ознакомьте работников под роспись. Подробнее о договоре аренды транспортного средства с экипажем читайте в июльском номере «ТС» (с. 78).

С ЛНА, который определяет порядок использования услуги каршеринга, ознакомьте работников под роспись. При необходимости заключите допсоглашение к трудовому договору. В нем можете прописать особенности использования каршеринга конкретным работником. Например, расширить перечень случаев, когда сотрудник вправе воспользоваться услугой. Обратите внимание, что условия трудового договора не должны ухудшать положение работника по сравнению с ЛНА, иначе возможны обвинения в дискриминации и претензии ГИТ. Для правильного расчета налогов работники должны предоставить работодателю документы, подтверждающие расходы на каршеринг: договор аренды, отчеты о поездках, платежные документы. Заключение договора между пользователем и каршеринговой компанией происходит, как правило, путем регистрации в специальном мобильном приложении. Сам договор не персонифицированный, найти его работник может в личном кабинете того же приложения. Там же есть доступ к истории поездок и онлайн-чекам. Все эти документы работники должны предоставлять в бухгалтерию для компенсации расходов на каршеринг.

Вывод: Если планируете компенсировать работникам услугу каршеринга, разработайте специальный ЛНА. Там пропишите категории работников и случаи, когда сотрудники могут ездить на арендованном ими автомобиле за счет средств компании. Также предусмотрите обязанность работников предоставлять в бухгалтерию договор каршеринга, отчеты о поездках и онлайн-чеки.
О компании

С 2003 года SCHNEIDER GROUP поддерживает международные компании при выходе на рынки Армении, Беларуси, Казахстана, Польши, России и Узбекистана, а также помогает им эффективно строить работу в новых юрисдикциях.

В портфолио SCHNEIDER GROUP полный набор услуг, начиная от анализа рынка и поиска партнеров, до комплексного бухгалтерского сопровождения, юридического и налогового консалтинга, анализа эффективности бизнес-процессов и их оптимизации на основе лучших цифровых решений. Мы берем на себя решение всех непрофильных задач, чтобы наши клиенты могли сфокусироваться на развитии бизнеса.

Свяжитесь с нашими региональными экспертами, чтобы получить подробную информацию об оказании интересующих вас услуг в конкретной стране.

Готовы к сотрудничеству? Напишите нам!
Пожалуйста, заполните форму ниже. Наши сотрудники свяжутся с вами в ближайшее время.