Электронный кадровый документооборот: правовые аспекты
С середины 2020 года почти 400 компаний приняли участие в эксперименте по КЭДО, что позволило наработать практику и внести изменения в Трудовой кодекс на основании реальной бизнес-практики.
Под КЭДО понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником/поступающим на работу, документов, связанных с работой, которые оформлены в электронном виде и не имеют дубликата в бумажном виде.
Электронный документооборот будет осуществляться посредством цифровой платформы «Работа в России», либо собственной информационной системы работодателя, соответствующей требованиям ТК РФ.
Что это значит для компаний?
С момента принятия закона компании могут разрабатывать локальные нормативные акты и использовать для обмена документами цифровую платформу, предоставляемую государством, либо разработать свою систему, либо заключить договор с провайдером на использование сторонних систем КЭДО.КЭДО вводится на основании локального нормативного акта при учете мнения профсоюзной организации (при наличии). Данный акт должен содержать:
- Cведения об информационной системе;
- Порядок доступа к информационной системе работодателя (при наличии);
- Перечень электронных документов и перечень категорий работников, на которых распространяется система ЭДО;
- Срок уведомления работников о переходе на КЭДО и дата его внедрения.
В данный акт также можно включить:
- Cроки подписания и ознакомления работника с электронными документами (с учетом графика работы);
- Инструктаж по вопросам взаимодействия с работодателем через систему КЭДО;
- Исключительные случаи, в которых допускается использование бумажных документов.
При условии получения согласия и в зависимости от положений локального нормативного акта, можно будет ознакомить работника с ним электронно и начать активный обмен документами.
Что это значит для работника?
После получения уведомления о переходе на КЭДО работник может как согласиться, так и отказаться от его использования. Если работник передумает, то сможет в любой момент присоединиться к обмену электронными документами.Если возникнет необходимость в получении документов, то работник может подать заявление в обеих доступных формах, а работодатель в течение 3-х рабочих дней со дня подачи заявления обязан предоставить документы в той форме, в которой их запросил работник (бумажная копия электронного документа или сам электронный документ).
Если работодатель внедрил систему КЭДО, а работник был принят на работу после 31 декабря 2021 года и до этого времени он не имел трудового стажа, то согласия работника на введение КЭДО не требуется. В остальных случаях оно обязательно, а несогласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо для увольнения работника.
Напомним, ранее документооборот нельзя было осуществлять только в электронной форме (за исключением компаний, включенных в перечень принимающих участие в эксперименте).
Какие документы можно подписывать электронно?
Работодатель самостоятельно определяет перечень документов для обмена в электронном виде. При этом в такой перечень нельзя включать:- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
- акты о несчастном случае на производстве;
- приказы (распоряжения) об увольнении;
- документы, которые подтверждают прохождение инструктажей по охране труда.
Какие виды подписи можно использовать?
Закон предлагает использовать очень широкий спектр видов подписей, делая разграничения в отношении подписания разных видов документов, а также ограничения для работодателей.Таким образом, работодатель может использовать только квалифицированную подпись для подписания:
- Трудовых договоров и уведомлений об изменении условий таких договоров;
- Договоров о материальной ответственности;
- Ученических договоров;
- Договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- Приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания.
Вид электронной подписи | Платформа "Работа в России" | Система КЭДО работодателя / провайдера | ||
---|---|---|---|---|
Работодатель | Работник | Работодатель | Работник | |
Квалифицированная | + | + | + | + |
Неквалифицированная, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора | — | — | +* | + |
Неквалифицированная, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства | +* | + | +* | + |
Простая, полученная при личном обращении за оказанием государственных и муниципальных услуг в электронной форме | — | + | — | +* |
Обратите внимание, выдача подписи Работнику осуществляется за счет Работодателя. Если у Работника уже есть квалифицированная подпись, он может использовать ее в КЭДО.
С 2003 года SCHNEIDER GROUP поддерживает международные компании при выходе на рынки Австрии, Азербайджана, Армении, Беларуси, Германии, Казахстана, Польши, России, Республики Киргизии и Узбекистана, а также помогает им эффективно строить работу в новых юрисдикциях.
В портфолио SCHNEIDER GROUP полный набор услуг, начиная от анализа рынка и поиска партнеров, до комплексного бухгалтерского сопровождения, юридического и налогового консалтинга, анализа эффективности бизнес-процессов и их оптимизации на основе лучших цифровых решений. Мы берем на себя решение всех непрофильных задач, чтобы наши клиенты могли сфокусироваться на развитии бизнеса.
Свяжитесь с нашими региональными экспертами, чтобы получить подробную информацию об оказании интересующих вас услуг в конкретной стране.