Электронный кадровый документооборот: правовые аспекты

02/12/2021
Электронный кадровый документооборот: правовые аспекты
22 ноября Государственная Дума приняла в окончательной редакции Федеральный закон № 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации" в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений (далее – «КЭДО»).

С середины 2020 года почти 400 компаний приняли участие в эксперименте по КЭДО, что позволило наработать практику и внести изменения в Трудовой кодекс на основании реальной бизнес-практики.

Под КЭДО понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником/поступающим на работу, документов, связанных с работой, которые оформлены в электронном виде и не имеют дубликата в бумажном виде.

Электронный документооборот будет осуществляться посредством цифровой платформы «Работа в России», либо собственной информационной системы работодателя, соответствующей требованиям ТК РФ.

Что это значит для компаний?

С момента принятия закона компании могут разрабатывать локальные нормативные акты и использовать для обмена документами цифровую платформу, предоставляемую государством, либо разработать свою систему, либо заключить договор с провайдером на использование сторонних систем КЭДО.

КЭДО вводится на основании локального нормативного акта при учете мнения профсоюзной организации (при наличии). Данный акт должен содержать:
  • Cведения об информационной системе;
  • Порядок доступа к информационной системе работодателя (при наличии);
  • Перечень электронных документов и перечень категорий работников, на которых распространяется система ЭДО;
  • Срок уведомления работников о переходе на КЭДО и дата его внедрения.

В данный акт также можно включить:
  • Cроки подписания и ознакомления работника с электронными документами (с учетом графика работы);
  • Инструктаж по вопросам взаимодействия с работодателем через систему КЭДО;
  • Исключительные случаи, в которых допускается использование бумажных документов.
Для начала работы также потребуется уведомить работника о переходе на взаимодействие по КЭДО и получить от него письменное согласие.

При условии получения согласия и в зависимости от положений локального нормативного акта, можно будет ознакомить работника с ним электронно и начать активный обмен документами.

Что это значит для работника?

После получения уведомления о переходе на КЭДО работник может как согласиться, так и отказаться от его использования. Если работник передумает, то сможет в любой момент присоединиться к обмену электронными документами.

Если возникнет необходимость в получении документов, то работник может подать заявление в обеих доступных формах, а работодатель в течение 3-х рабочих дней со дня подачи заявления обязан предоставить документы в той форме, в которой их запросил работник (бумажная копия электронного документа или сам электронный документ).

Если работодатель внедрил систему КЭДО, а работник был принят на работу после 31 декабря 2021 года и до этого времени он не имел трудового стажа, то согласия работника на введение КЭДО не требуется. В остальных случаях оно обязательно, а несогласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо для увольнения работника.

Напомним, ранее документооборот нельзя было осуществлять только в электронной форме (за исключением компаний, включенных в перечень принимающих участие в эксперименте).

Какие документы можно подписывать электронно?

Работодатель самостоятельно определяет перечень документов для обмена в электронном виде. При этом в такой перечень нельзя включать:
  • трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
  • акты о несчастном случае на производстве;
  • приказы (распоряжения) об увольнении;
  • документы, которые подтверждают прохождение инструктажей по охране труда.

Какие виды подписи можно использовать?

Закон предлагает использовать очень широкий спектр видов подписей, делая разграничения в отношении подписания разных видов документов, а также ограничения для работодателей.

Таким образом, работодатель может использовать только квалифицированную подпись для подписания:
  1. Трудовых договоров и уведомлений об изменении условий таких договоров;
  2. Договоров о материальной ответственности;
  3. Ученических договоров;
  4. Договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
  5. Приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания.
В таблице ниже мы разобрали варианты использования подписи:

Вид электронной подписи Платформа "Работа в России" Система КЭДО работодателя / провайдера
Работодатель Работник Работодатель Работник
Квалифицированная + + + +
Неквалифицированная, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора +* +
Неквалифицированная, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства +* + +* +
Простая, полученная при личном обращении за оказанием государственных и муниципальных услуг в электронной форме + +*
*за исключением документов, указанных в начале раздела

Обратите внимание, выдача подписи Работнику осуществляется за счет Работодателя. Если у Работника уже есть квалифицированная подпись, он может использовать ее в КЭДО.
О компании

С 2003 года SCHNEIDER GROUP поддерживает международные компании при выходе на рынки Армении, Беларуси, Казахстана, Польши, России и Узбекистана, а также помогает им эффективно строить работу в новых юрисдикциях.

В портфолио SCHNEIDER GROUP полный набор услуг, начиная от анализа рынка и поиска партнеров, до комплексного бухгалтерского сопровождения, юридического и налогового консалтинга, анализа эффективности бизнес-процессов и их оптимизации на основе лучших цифровых решений. Мы берем на себя решение всех непрофильных задач, чтобы наши клиенты могли сфокусироваться на развитии бизнеса.

Свяжитесь с нашими региональными экспертами, чтобы получить подробную информацию об оказании интересующих вас услуг в конкретной стране.

Готовы к сотрудничеству? Напишите нам!
Пожалуйста, заполните форму ниже. Наши сотрудники свяжутся с вами в ближайшее время.
Идёт отправка...