Risikoprüfung bei der Verlagerung der Buchführung aus Russland nach Polen
Land:Russland
Herausforderung
Zur Optimierung der internen Abläufe plante der
Kunde, die Buchführung aus Russland in ein Shared Service Center in Polen teilweise
zu verlagern. Es war notwendig, die Risiken, die sich aus einer solchen Verlagerung
ergeben, einschließlich der Risiken in Hinsicht auf das russische (152-FZ) und
europäische (DSGVO) Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten, sowie der
Risiken der Verletzung von Steuer-, Währungs- und Arbeitsgesetzen zu bewerten.
Lösung
Die Berater der SCHNEIDER GROUP analysierten die Risiken, die sich aus der grenzüberschreitenden Übermittlung personenbezogener Daten und dem Zugriff darauf durch Dritte ergaben (ein Shared Service Center als eine separate Gesellschaft). Sie identifizierten auch die Risiken hinsichtlich der Änderung der Prozesse der Finanzabteilung und der Verlagerung der Buchführung nach russischen Standards zu Spezialisten, die mit den russischen Gesetzen nicht ausreichend vertraut sind.
Ergebnis
Als Ergebnis der Analyse wurde ein Bericht erstellt, der eventuelle Risiken und Mängel in Prozessen, Dokumentationen und bei Kontrollverfahren beschrieb. Es wurden Empfehlungen zur Anpassung interner Richtlinien und Genehmigungsmatrizen im Unternehmen sowie des Dokumentenverkehrs entwickelt. Da die Verlagerung der Buchführung in ein anderes Land den Hauptbuchhalter von der allgemeinen Verantwortung für die Buchhaltung im Unternehmen und den Generaldirektor von der allgemeinen Verantwortung für die Einhaltung der Gesetze nicht befreite, wurde auf Anfrage des Kunden ein zusätzlicher Bericht erstellt, in dem die persönlichen Risiken der zuständigen Mitarbeiter bei den geplanten Änderungen in den Abläufen der Finanzabteilung beschrieben wurden.