Hauptaspekte vom Webinar: „Elektronischer Dokumentenfluss in Zeiten der Pandemie“

Am 30. April 2020 organisierte die SCHNEIDER GROUP ein gemeinsames Webinar zu einem Thema, das derzeit von besonderem Interesse ist: Wie kann der elektronische Dokumentenfluss in Zeiten der Pandemie gestaltet werden? Im Vorfeld trugen wir die häufigsten Fragen unserer Teilnehmer zu diesem Thema zusammen, auf die unsere Experten aus Russland, Kasachstan und der Ukraine Antworten gaben.

Frage 1: Welche Arten von elektronischen Signaturen ("ES") sind in Ihrem Land verfügbar?

Kasachstan

Elektronische digitale Signaturen werden in Kasachstan für natürliche und juristische Personen ausgestellt. Abhängig von den Signaturrechten können juristische Personen folgende Arten von ES erhalten: für den Geschäftsführer (Direktor) des Unternehmens, für Mitarbeiter mit Zeichnungsrechten, für Mitarbeiter mit dem Recht, Finanzdokumente zu unterzeichnen sowie für HR-Mitarbeiter.

Ukraine

Nach der geltenden ukrainischen Gesetzgebung sind die folgenden Arten von ES verfügbar:

• Einfache elektronische Signatur (Simple electronic signature – SES) – jede Art von elektronischen Daten, die an das Dokument angehängt werden, um seine Authentizität zu bestätigen. Beispiele für die Verwendung von SES sind eine digitale (gescannte) Kopie der handschriftlichen Unterschrift oder die Identifizierung durch Login und Passwort oder andere an das Dokument angehängte einmalige Identifikatoren. Die SES bietet die niedrigste Vertrauensstufe, da sie nicht garantiert, dass das Dokument von einem entsprechend zuständigen Unterzeichner unterzeichnet wurde.
• Erweiterte elektronische Signatur (Enhanced electronic signature – EES) – elektronische Signatur, die sich auf den Zeichnungsberechtigten bezieht; die Identifizierung dieser Person wird durch einen persönlichen Schlüssel ermöglicht und ist so mit den signierten Daten verbunden, dass Datenänderungen sichtbar werden können. Die EES wird durch eine kryptographische Umwandlung der Daten mittels spezieller Geräte oder Software erstellt; sie bietet die mittlere Vertrauensstufe.
• Qualifizierte elektronische Signatur (Qualified electronic signature – QES) – elektronische Signatur, die alle Anforderungen der EES erfüllt, aber zusätzlich noch sicherer ist: d.h. sie wird durch ein spezielles Signaturgerät erstellt, das besonderen hohen Sicherheitsstandards entspricht, und basiert auf einem qualifizierten Zertifikat, das von einem unabhängigen Zertifizierer ausgestellt wird. QES bietet die höchste Vertrauensstufe.

Russland

Die folgenden Arten elektronischer Signaturen sind in der russischen Gesetzgebung vorgeschrieben:

Erweitert (impliziert Verschlüsselung; ermöglicht die Identifizierung einer Person, die ein Dokument unterzeichnet hat, und die Erkennung von Änderungen in einem Dokument nach der Unterzeichnung):

• Qualifizierte ES (ein qualifiziertes Zertifikat wird von einem akkreditierten Zertifizierungszentrum oder einem im Bereich der ES autorisierten föderalen Exekutivorgan erstellt)
• Nicht-qualifizierte ES (Simple ES, bestätigt die tatsächliche Erstellung eines ES durch eine bestimmte Person).

Elektronische Dokumente, die mit qualifizierten ES signiert werden, sind mit handschriftlich unterzeichneten Papierdokumenten gleichwertig, es sei denn, die Gesetzgebung verlangt die Papierform.

Elektronische Dokumente, die mit nicht-qualifizierten ES oder einfachen ES unterzeichnet werden, sind Papierdokumenten gleichwertig, die mit einer handschriftlichen Unterschrift in Fällen unterzeichnet werden, die durch die Gesetzgebung oder eine Vereinbarung zwischen den Parteien festgelegt sind.

Frage 2: Wenn ich noch keine ES habe, kann ich während der Pandemie eine erhalten?

Kasachstan

Ja, es ist möglich und erfordert nicht die persönliche Anwesenheit einer Person. Die Zertifizierungsstelle bestätigt die Identität mit technischen Mitteln online.

Ukraine

Die Erlangung von SES und EES ist aus der Ferne möglich. Um QES zu erhalten, ist jedoch die persönliche Anwesenheit eines Anbieters von elektronischen Vertrauensdienstleistungen erforderlich. Darüber hinaus empfehlen die meisten Anbieter, dass QES auf einem speziellen Träger gespeichert werden müssen, der den höchsten Sicherheitsstandards entspricht, und bestehen auf der persönlichen Übergabe dieses Trägers an die Person, die er identifiziert.

Russland

Der Erhalt einer verbesserten qualifizierten ES erfordert in der Regel die persönliche Anwesenheit und die Feststellung der Identität durch Vorlage eines Ausweises. Zertifizierungsstellen geben jedoch manchmal elektronische Unterschriften auf der Grundlage einer Vollmacht ab. Außerdem können Zertifizierungsstellen die Bestätigung der Identität anbieten, indem sie ihren Vertreter zum Kunden schicken. Besprechen Sie den Zweck und das Verfahren zur Erlangung einer ES in Ihrem individuellen Fall mit Ihrer Zertifizierungsstelle.

Für den Erhalt einer einfachen ES (z.B. Login und Passwort für eine Website, SMS-Code) ist keine persönliche Anwesenheit erforderlich.

Frage 3: Was sind die Hauptrisiken bei der Verwendung von ES?

Kasachstan

Die folgenden rechtlichen Risiken können bei der Unterzeichnung von Verträgen mit ES auftreten:

• Risiken im Zusammenhang mit der Anerkennung der Vereinbarung als ungültig infolge der Erlangung eines illegalen Zugriffs einer dritten Partei auf die ES des Benutzers
• Risiken im Zusammenhang mit der Tatsache, dass die Gegenpartei sich weigert, ihre Verpflichtungen aus der Vereinbarung zu erfüllen, wobei sie sich darauf bezieht, dass das Dokument geändert wurde und nicht dem von der Partei unterzeichneten Dokument entspricht
• Risiken im Zusammenhang mit möglichen Problemen/Schwierigkeiten bei der Verwendung eines elektronischen Dokuments als Beweismittel vor Gericht

Ukraine

Von den anderen Arten elektronischer Signaturen wird nach ukrainischem Recht nur die QES als diejenige genannt, die der handschriftlichen Unterschrift einer Person entspricht. Daher gewährleistet die Verwendung dieser Art von Unterschrift minimale rechtliche Risiken. Gleichzeitig sollte man bei der Verwendung einer elektronischen Signatur in bilateralen Dokumenten sicher sein, dass die Gegenpartei sie auch verwendet, um ein gültiges Dokument zu erhalten. Zu beachten ist auch, dass sich die Gerichtspraxis in der Ukraine in Bezug auf die Verwendung elektronischer Signaturen noch in der Entwicklung befindet, so dass es bei der Anerkennung elektronisch signierter Dokumente in Gerichtsverhandlungen Schwierigkeiten geben könnte.

Russland

Die folgenden rechtlichen Risiken können bei der Unterzeichnung von Dokumenten mit ES in Russland auftreten:

• Risiken im Zusammenhang mit der Weigerung einer Gegenpartei, ihren Verpflichtungen aus dem Dokument (Vereinbarung) nachzukommen, unter Hinweis auf die Tatsache, dass das Dokument geändert wurde und nicht dem von der Partei unterzeichneten Dokument entspricht
• Risiken im Zusammenhang mit dem juristischen Stellenwert von ES: Im Falle eines Prozesses kann eine der Parteien erklären, dass ein Dokument mit ES keine rechtsverbindlichen Konsequenzen nach sich zieht oder vor Gericht nicht als ausreichender Beweis angesehen werden kann
• Risiken im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung der Bedingungen für die Verwendung von ES mit dem festgelegten Verfahren (Anforderungen des Gesetzes / Vereinbarungen zwischen den Parteien) – die Rechtskraft der Dokumente kann in Frage gestellt werden
• Risiken im Zusammenhang mit der Verwendung von ES zur Unterzeichnung von Dokumenten mit einer langen und konstanten Aufbewahrungsfrist: Unfähigkeit, den Zeitpunkt der Unterzeichnung nachzuweisen, nicht jede Software ist darauf ausgelegt, „historische“ Signaturen zu verifizieren.
• Risiken im Zusammenhang mit der unbefugten Verwendung von ES ohne das Wissen des Eigentümers